Порядок документов в личном деле работника

В вашем браузере отключен JavaScript, поэтому некоторое содержимое портала может отображаться некорректно. Для правильной работы всех функций портала включите, пожалуйста, JavaScript в настройках вашего браузера. Использование устаревшей версии браузера потенциально опасно и может привести к некорректному отображению сайта. Обратите внимание на то, что мы не проверяем работоспособность и не поддерживаем корректную работу сайта в устаревших версиях браузеров. Вы можете самостоятельно или с помощью системного администратора вашей организации скачать бесплатно и установить один из популярных современных браузеров: Группа: 15 февраля 2008, 15:45 Но Рекомендации по формированию, ведению, учету и хранению личных дел работников тоже никто не отменял. Вот и что делать? При формировании личного дела документы включаются в него в следующей последовательности: внутренняя опись документов личного дела; дополнение к личному листку по учету кадров; личный листок по учету кадров; автобиография; копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; заявление о приеме на работу; копия выписка приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность. О нумерации, В п. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного свыше 10 лет хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела уточнение наименования организации, индекса и заголовка дела, даты дела и др. Документы постоянного и временного свыше 10 лет хранения следует подшивать переплетать в дела с твёрдой обложкой. Листы в деле нумеруются чёрным графическим карандашом или нумератором; каждый том дела нумеруется самостоятельно. В конце дела тома на отдельном порядок документов в личном деле работника делается заверительная надпись приложение 19 порядок документов в личном деле работника, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, отражаются исправления в нумерации, оговариваются особенности физического состояния документов и проставляется подпись лица, ответственного за делопроизводство с указанием должности, а также дата. На дела постоянного и временного свыше 10 лет хранения, учёт которых вызывается спецификой документации особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела, сформированные по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретное содержание документов и т. Внутренняя опись помещается в начале дела и подписывается составителем описи. Листы внутренней описи порядок документов в личном деле работника отдельно от листов документов, их количество указывается в заверительной надписи после общего количества листов дела со знаком плюс. Например: В настоящем деле. Дела временного до 10 лет включительно хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи и внутренние описи документов не составлять. В целях обеспечения сохранности и закрепеления порядка расположения доков, включенных в ЛД, все листы в деле, кроме заверительной надписи и листов внутренней описи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами В ПРАВОМ ВЕРХНЕМ УГЛУ. Листы внутренней описи нумеруются отдельно Леся, у нас с Вами была уже дискуссия по этому поводу, где я ссылалась на Инструкцию. Тогда Вы согласились, что оба варианта верны. Тогда я не стала вступать с Вами в пререкания. Уважаемая, не вводите больше никого в заблуждение, Инструкция - первична, Рекомендации - порядок документов в личном деле работника. Марина писал а : Вы согласились, что оба варианта верны. Инструкция - первична, Рекомендации - вторичны. А я и сейчас соглашаюсь, что оба варианта верны. То, что кто-то кого-то вводит в заблуждение-это Вы, уважаемая, заблуждаетесь. Еще раз повторюсь, что Рекомендации никто не отменял. Если это Вас смущает-плиз, звоните тому, кто эти Инструкции и Рекомендации сочиняет и предъявляйте претензии им. Я руководствуюсь в своей работе Рекомендациями и, когда приходила проверка, мне никто не делал замечаний по поводу того, что я неправильно составляю личные дела. Соглашусь и с тем, что Инструкция первична, а Рекомендации вторичны. Но, если никто Рекомендациями не пользуется, то почему, когда мы учились в июне прошлого года в НИИ Документоведения и архивного дела, то нам научные сотрудникии рекомендовали именно их? Не надо ссориться, горячие белорусские девушки! Оба мнения имеют право на жизнь, так как подтверждены НПА. Вместе с тем, практика применения норм, изложенных в соответствующих нормативных документах, показала, что они требуют некоторой корректировки и дополнения. В связи с этим появилась необходимость разработки единых норм и общего подхода к учету и ведению личных дел. Постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26 марта 2004 г. В связи с тем, что Инструкция согласовывалась с Министерством труда и социальной защиты Республики Беларусь, и проходила юридическую экспертизу в Министерстве юстиции Республики Беларусь, требования порядок документов в личном деле работника распространяются на все организации независимо от форм собственности. Подробнее остановимся на рассмотрении положений Инструкции, которая наиболее полно отражает вопросы ведения, хранения и передачи в архив личных дел Инструкция имеет следующую структуру: · «Общие положения», где дается определение «личного дела», а также область распространения Инструкции и ответственность за соблюдение требований; · «Состав документов личного дела», где определяется какие документы и в какой последовательности располагаются в составе личного дела; · «Требования к составлению и оформлению документов личного дела», где детально по каждому виду документа рассмотрено…. · «Учет, хранение, использование и передача в архив личных дел», В соответствии с пунктом 2 Инструкции личное дело — это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Вместе с тем личное дело является основным документом персонального учета. В Инструкции впервые нормативно определен круг работников, на которых необходимо вести личные дела. Частью 2 пункта 2 Инструкции установлено, что личные дела ведутся на руководителей и специалистов, научных работников, государственных служащих, а также других работников в случаях, определенных законодательством Республики Беларусь. Положения Инструкции не распространяются на порядок формирования, ведения и хранения личных дел порядок документов в личном деле работника учреждений образования. Согласно пунктам 3 и 4 Инструкции формирование, ведение и оперативное хранение личных дел осуществляет кадровая служба организации при ее отсутствии в качестве самостоятельного структурного подразделения — специалист по кадрама контроль за порядок документов в личном деле работника ведения и сохранностью личных дел возлагается на руководителя организации. Порядок документов в личном деле работника норма вытекает непосредственно из статьи 25 Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», согласно которой государственные органы, а также предприятия, учреждения и организации независимо от форм собственности обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку работы с документами, их обработке, движению и хранению, а их руководители несут личную ответственность за состояние делопроизводства на порученных участках работы. Кроме того, следует помнить, что личное дело содержит документы по личному составу, которые впоследствии могут быть использованы для удовлетворения законных прав интересов граждан, в первую очередь, на социальное обеспечение. Таким образом, личное дело становится своего рода историческим источником. Личное дело ведется в одном экземпляре. Работник, ответственный за ведение кадровой документации должен своевременно: · вносить записи в личное дело об изменениях в служебном положении работника, биографических данных, семейном положении, месте жительства и др. Личные дела учитываются в журнале учета личных дел, который является основным учетным документом. В соответствии с пунктом 5 Инструкции личное дело работника формируется после заключения трудового договора контракта с ним издания приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность. Это означает, что до того как документально будет оформлен прием на порядок документов в личном деле работника, документы, подлежащие включению в личное дело работника, должны собираться в отдельную обложку папкуоднако само дело по установленным правилам не оформляется. Личное дело должно включать в себя анкетно-биографические документы, а также некоторые дополнительные документы. Лишь после издания распорядительного документа о приеме назначении собранные документы располагаются в деле порядок документов в личном деле работника последовательности, установленной пунктом 6 Инструкции: · внутренняя опись документов личного дела; · дополнение к личному листку по учету кадров; · личный листок по учету кадров; · автобиография; · копии документов об образовании, повышении квалификации, переподготовке; · заявление о приеме на работу; · копия выписка приказа распоряжения, решения, постановления о приеме на работу назначении на должность. Таким образом, на этапе формирования личного дела документы включаются в него в установленном порядке вне зависимости от хронологической последовательности их возникновения. Например, при подборе кандидатуры на занятие определенной должности наниматель может потребовать от претендента на должность сначала копии документов об образовании, затем претендентом на работу будет заполнен личный листок по учету кадров, затем им будут написаны заявление о приеме на работу, автобиография, и лишь после этого работником кадровой службы будут заполнены внутренняя опись и дополнение к личному листку. Порядок заполнения и представления документов может быть совершенно иным, однако независимо от этого при формировании личного дела все представленные документы располагаются в нем в строго фиксированном порядке. При формировании личных дел в них дополнительно включаются следующие документы: · декларация о доходах для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством ; · обязательство о выполнении мер по порядок документов в личном деле работника коррупции для лиц, уполномоченных на выполнение государственных функций, и лиц, приравненных к ним, а также иных работников в случаях, предусмотренных законодательством ; · контракт для государственных служащих ; · справка-объективка; · анкета; · копия выписка протокола заседания Ученого совета для научных работников и преподавателей высших учебных заведений, прошедших конкурсный отбор на замещении вакантных должностей ; · копия выписка протокола общего собрания трудового коллектива для руководителей, избираемых на должность трудовым коллективом ; · копия выписка решения учредителей о назначении на должность руководителя организации; · договор о материальной ответственности для материально-ответственных лиц ; · направление на работу службой занятости для молодых специалистов после окончания государственных учебных заведений, направление по брони для военнослужащих срочной службы, уволенных из Вооруженных Сил Республики Беларусь и др. Пункт 9 Инструкции определяет, что в личное дело не должны включаться следующие документы: · копии документов о предоставлении отпусков, наложении дисциплинарных взысканий за исключением случаев увольнения работника в качестве меры дисциплинарного взыскания ; · справки о месте жительства, составе семьи, размере заработной платы; · другие документы, имеющие срок хранения до 10 лет включительно. Таким образом, Инструкция закрепляет принцип, согласно которому в состав личного дела не включаются документы, срок хранения которых не превышает 10 лет исключение, как дань традиции, сделано для документов, послуживших основанием для издания распорядительных документов о приеме, переводе, увольнении. В процессе трудовой деятельности работника его личное дело может пополняться другими документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения копии дипломов, свидетельств, документов органов ЗАГС, аттестационные листы и др. Изменения в служебной деятельности порядок документов в личном деле работника, перевод на другую должность фиксируется в дополнении к личному листку по учету кадров, где дается ссылка на соответствующий номер и дату распорядительного документа. В каждом личном деле ведется внутренняя опись, в которую записывают наименование всех порядок документов в личном деле работника документов, дату индекс документа, номера листов дела, дату включения документа в дело. В графе «Примечание» внутренней описи дела указывается когда, кем и по какой причине дело было изъято. Каждый документ порядок документов в личном деле работника дела заносится в опись отдельно. Все документы личного дела подшиваются в обложку папку установленного в Инструкции образца. Рекомендации же разрабатываются в целях оказания методической помощи правоприменителям того или иного НПА. Ну, разве только будучи "прожженным профессиональным дипломатом" Цитата:Я руководствуюсь в своей работе Рекомендациями и, когда приходила проверка, мне никто не порядок документов в личном деле работника замечаний по поводу того, что я неправильно составляю личные дела. Цитата:Но, если никто Рекомендациями не пользуется, то почему, когда мы учились в июне прошлого года в НИИ Документоведения и архивного дела, то нам научные сотрудникии рекомендовали именно их? Кстати, когда Вы учились в июне прошлого года в НИИ Документоведения и архивного дела, получив советы научных сотрудников о применении именно Рекомендаций а не Инструкции! Было бы чрезвычайно поучительно и, думаю, забавно, послушать их объяснения на сей счет. Кстати, дабы Вы не подумали лишнего, Ваши профессиональные способности я ни в коей мере не ставлю под сомнение - уже давно убедилась в Вашем профессионализме и высоком уровне знаний. Думаю, Вы и сами в них уверены Катя гость 18 февраля 2008, 14:23 Возник ещё вопрос. Внутреннюю опись документов включают в ЛД только при подготовке ЛД к сдаче в архив? А дополнение к личному листку - включается в ЛД по мере необходимости при внесении изменений? Или чистый бланк дополнения должен лежать в папке? Мария2 гость 18 февраля 2008, 15:31 Бланк Дополнения к Листку не может быть чистым - он заполняется в п. Порядок документов в личном деле работника, невзирая на то, что Цитата: Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет дел; нумерацию листов в деле; составление заверительной надписи дела, составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела. Инструкцияя лично в каждом деле при его формировании веду опись документов, так как это, на мой взгляд, просто необходимо для того, чтобы знать, какие именно документы находятся в настоящий момент в данном деле. Да, и, кроме того, есть оговорки в инструкции, указывающие на то, что опись дела ведется не только при его оформлении для сдачи в архив. Повышение квалификации, переподготовка на уровне высшего образования. Наиболее эффективная альтернатива сокращению персонала Реальной альтернативы сокращению - нет «Заморозить» рекрутинг, программы обучения, корпоративы Урезать компенсационный и социальный пакеты Сократить рабочее время, ввести гибкие графики Затихариться приостановить деятельность компании Планируете ли вы в этом году сокращать численность или штат работников? Нет, всех, кого нужно, сократили в 2015 году. Не знаем, будет зависеть от финансовой ситуации в организации.